ניהול פגישות

מי אוהב פגישות?

ארגונים עסקיים הם בעצם קבוצה של אנשים המשתפת פעולה במטרה להשיג רווחים. הדרך של אנשים לשתף פעולה היא באמצעות תקשורת, החלפה קבועה של אינפורמציה שיוצרת את שיתוף הפעולה. תקשורת מתבצעת באופנים שונים, בכתיבה, בהבעות פנים, באמצעות הדמיות ובעיקר באמצעות תקשורת מילולית.

תקשורת טובה היא הבסיס לתפקוד התקין של כל מערכת יחסים והופכת קבוצה אקראית של אנשים לארגון.

אחת הדרכים המקובלות ביותר בעולם העסקי ליצור ערוץ תקשורת פתוח בארגון היא באמצעות פגישות. קובעים זמן מסויים, נפגשים בחדר גדול, אולי מביאים כמה בורקסים ומחליפים עדכונים, רשמים ואינפורמציה.

הבעיה היא שרבים מהעובדים לא אוהבים להגיע לפגישות. הם מרגישים שפגישה היא עניין מעיק שרצוי להימנע ממנו ככל האפשר, אך לא רק עובדים רבים מרגישים כך. בשנים האחרונות נשמעים יותר ויותר קולות של בכירים בעולם העסקי בנוגע לחוסר היעילות והאפקטיביות של פגישות. במזכר ששלח המיליונר ואיש העסקים המצליח אילון מוסק לעובדיו בחברת טסלה הוא קרא להם לצמצם את כמות הפגישות למינימום האפשרי. לקיים פגישות לעניינים דחופים בלבד ולקצר אותן ככל האפשר. במידה והם נמצאים בפגישה שנראית בעיניהם לא יעילה, קורא להם מוסק פשוט לקום ולעזוב. בסקר נרחב בקרב מנהלים שנערך בארצות הברית דיווחו 83% מהם, שפגישות אינן פרודוקטביות ואף כינו אותן "רוצח הפרודוקטביות העיקרי במשרד".

איך קורה שלמרות הקונצנזוס הנרחב כל כך בעניין, עדיין בכל יום ברחבי העולם, ארגונים ממשיכים לנהל פגישות, שהסיכוי שחלק גדול מהנוכחים בהן סובלים ומרגישים שהם מבזבזים את הזמן?

מהן הסיבות המביאות לניהול פגישות כושלות וכיצד ניתן להימנע מהן?

העברת מידע

פעמים רבות נוצר נתק בין העובדים לבין המנהל בנקודת התקשורת בכל הקשור לעדכונים שוטפים. המנהל מעוניין לדעת באיזה שלב של ביצוע המשימה נמצאים העובדים ומכנס אותם לפגישה, כשהמטרה היא קבלת עדכונים מכל אחד ואחד מהנוכחים. הרציונל העומד מאחורי כינוס הפגישה הוא חיסכון בזמן. במקום לדבר עם כל עובד בנפרד, מכנס המנהל את כולם יחד וכך, מקבל עדכון מכל עובד בתורו, בפגישה אחת. המחשבה החסכונית היא נכונה, כמובן שפגישה אחת עם כמה עובדים, עדיפה על פני המון פגישות עם עובד אחד בכל פעם ומנקודת מבט של יעילות, זוהי גישה נכונה. הבעיה עם גישה זו היא, שהיא איננה לוקחת בחשבון את המרכיב הפסיכולוגי-חברתי שמתווסף אל המשוואה. כאשר עובד נאלץ לדווח על עבודתו בפני חבריו לעבודה, הוא לא מדווח רק לממונה עליו, אלא מרגיש שהוא נבחן ונשפט. החוויה הזו, שאותה כולנו מכירים מהיום הראשון שלנו בכיתה א', כשנאלצנו לקרוא את שיעורי הבית שלנו מול כל הכיתה, אינה צרובה בתודעתינו כחוויה חיובית במיוחד. העומס הרגשי הנוסף שמלווה את הפגישה, מקשה מאוד על היכולת של העובד להעביר את המידע הנחוץ באופן מיטבי ובסופו של דבר, המנהל לא מקבל את הדיווח הרצוי.

מנהל טוב וערני, מבין את הקושי בסיטואציה החברתית המאתגרת שנוצרת בפגישות מסוג זה ויכול להציף את העניין. פתיחת הנושא עצמו, עשויה לפוגג את המתח המתלווה לפגישה. בנוסף כמובן, אפשר לפתוח את האפשרות לעדכון בפגישה אישית או בכתב או קיים פגישות אלה בקבוצות קטנות ככל האפשר.

פגישות כתמריץ

פגישות רבות נקבעות על ידי מנהלים במטרה ליצור תמריץ אפקטיבי להשגת יעדים. המנהל קובע פגישה בתאריך עתידי ובפגישה זו, נדרשים העובדים לעדכן אם אכן עמדו ביעד. הפגישה כתמריץ היא אכן כלי יעיל מאד המייצר לחץ ומדרבן את העובדים להשלים את המשימה, אך הפגישה כשלעצמה היא חסרת כל ערך. בסופו של דבר, כאשר מגיע תאריך היעד, כל מה שהמנהל רוצה לדעת הוא, האם המשימה הושלמה בהצלחה או לא. הידיעה הזו, שישנה פגישה הקבועה בלו"ז שהיא מיותרת מיסודה, מייצרת ניכור ואפילו עויינות בסביבת העבודה. לעיתים, כאשר יגיע מועד הפגישה, יעדיף המנהל לחסוך מכולם את הטרחה ולבטל אותה. הבעיה היא שביטול פגישות כאלה עלול לפגום במטרתה המקורית שהיא, ליצור תמריץ לפרודוקטיביות עבור העובדים.

הדרך להתמודד עם פרדוקס זה, הוא להפוך פגישת תמריץ לאירוע חיובי. כאשר העובדים עומדים ביעדים, פגישה זו יכולה להיות ההזדמנות להבעת הערכה ופרגון לעובדים וכך, התמריץ הוא חיובי ופגישה כזו יכולה להיות אירוע שאליו העובדים מצפים והתמריץ הוא לא חשש בלבד אלא להיפך, הוא מרגש ומשמח.

למידע נוסף בתחום ראו גם: קורס מאמנים עסקיים