8 כללי מפתח לשיפור פרודוקטיביות של פגישות

פגישות יכולות לפעמים להיות מטרד. הן יכולות להימשך ללא צורך, להידחות ללא סיבה ולהסתיים ללא סגירה. לא רק שזה מבזבז את הזמן של כולם, זה גם יכול לפגוע במורל שלך ושל החברה.

אם אתה מוביל פגישה, זה תלוי בך להפוך אותה לממוקדת ויעילה. הכללים שלהלן ישפרו את הפרודוקטיביות והתוצאות של הפגישות שלך.

1. התחילו מוקדם ואל תתנצלו. הודיעו לכולם שאתם רוצים שהם יגיעו לפחות חמש דקות לפני שהפגישה אמורה להתחיל. לאחר מכן התחילו את הפגישה שתי דקות לפני שהפגישה מתוכננת כדי שהמאחרים ידעו שהתכוונתם ברצינות.
2. התעלמו מהמאחרים. אל תברכו אנשים כשהם מגיעים מאוחר. אל תפסיקו את התנהלות הפגישה, ואל תתנו להם את היכולת להסביר את האיחור שלהם כי זה לא רלוונטי לפגישה וזה מסיח את הדעת. אתם רוצים שהמשתתפים ידעו שהפגישה לא נעצרת כשהם בוחרים להופיע מאוחר או לעזוב מוקדם.
3. קיבעו זמן קצר לפגישה. הודיעו בהתחלה שהקצבתם רק פרק זמן מסוים לפגישה. ודאו כי פרק הזמן הזה יהיה פחות ארוך ממה שכולם ציפו. העבירו את המסר שאין לנו זמן לבזבז ועלינו להיות יעילים.
4. דירשו להיות ממוקדים. היו אסרטיביים כאשר הדיון אינו ממוקד. אינכם צריכים להיות גסי רוח, רק להבהיר שאתם דורשים להיות ממוקדים ודיונים בנושאים אחרים צריכים להתנהל באופן אחר.

5.אג'נדה. שילחו אג'נדה לפני הפגישה,   הקפידו על מעבר מסודר לנושאים בסדר היום, והודיעו לכולם כמה זמן מוקצה לכל אחד מהם. כמה דקות לפני שהגיע הזמן להמשיך הלאה, הכריזו שהגיע הזמן לסיים, לקבל החלטה או להתוות משימות לפעולה.

6. משימות פעולה. פגישה פרודוקטיבית מסתיימת עם רשימת משימות למשתתפים. צרו אווירה בה המשתתפים מתנדבים לקחת משימות על עצמם, אבל משימות שנשארו פתוחות- קיבעו אתם למי הן מוקצות.
7. שתפו את הכללים האלה עם העובדים ובמיוחד עם אילה שמובילים פגישות.
8. אין צורך להיות מנהל קשוח כדי להנחות פגישה ממוקדת ופרודוקטיבית; צריך להיות ממוקדים וקשוחים לגבי הכללים. זמנכם יקר והוא נחוץ כדי להצמיח את החברה שלך. כדאי להצטרף למועצה עסקית בכדי להיות מחויב לעצמך ולזמנך.

נכתב ע"י אריק הרץ בהשראה של חומרי TAB.

אירגון TAB הוקם ב1990 והיום היא הארגון הגדול והמוביל בעולם לאימון עיסקי (Executive Coaching) ולהנחיית מועצות עסקיות (Peer Advisory boards).  האירגון מסייע לבעלי עסקים ומנהיגים להצליח ולהשיג הגשמה אישית. אנו עושים זאת באמצעות שיתוף תובנות מעמית לעמית, פגישות עם מאמנים מוסמכים ושימוש בכלים ומשאבים קנייניים המחברים את בעלי העסקים לאלפי חבריהם ברחבי העולם. אירגון TAB מספק ייעוץ בעולם האמיתי שמבטיח תוצאות מוחשיות. TAB Israel היא קהילה תוססת הגדלה במהירות של בעלי חברות ובכירים במגוון עסקים גדול. מעוניינים להרחיב את הידע והכישורים בתחום? בדקו האם קורס מאמנים עסקיים מתאים עבורכם.